Stephen Covey wordt vaak geciteerd met zijn 7 eigenschappen van effectief leiderschap. Zijn boeken zijn al jaren bestsellers. Veel leiderschapstrainingen werken met zijn principes. Dat is ook niet zo gek als je kijkt naar de bruikbaarheid van dit model, dat al jarenlang bestaat.
Dit artikel gaat over het toepassen van Covey’s 7 eigenschappen op ondernemers. Een ondernemer is ook een leider. Natuurlijk, je leidt je eigen bedrijf. Daar horen eigenschappen als effectief en efficiënt kunnen werken, in actie komen, plannen en delegeren bij. Daarnaast voor de lange termijn ook: jezelf leren kennen en jezelf continu verbeteren. Tot slot is samenwerken belangrijk. In je bedrijf, je team en met je klanten.
Wat maakt dat een ondernemer effectief werkt en succesvol is? Welke eigenschappen horen daarbij? Voor dit artikel dook ik opnieuw in het materiaal van Stephen Covey (bekend van o.a. ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap’ en ‘De 7 eigenschappen voor succes in je leven’) en ik vertaalde zijn ideeën naar het ondernemerschap.
Het instituut FranklinCovey definieert effectiviteit als volgt:
- het hebben van meer controle, zowel zakelijk als privé;
- het succesvol bouwen aan betekenisvolle relaties;
- het hebben van een positieve invloed op anderen;
- het vergroten van je capaciteit;
- het versterken van je karakter en de mogelijkheid om dingen gedaan te krijgen.
Wat zijn de 7 eigenschappen die Stephen Covey heeft ontwikkeld?
Je kunt deze eigenschappen indelen in eigenschappen voor jou persoonlijk (1, 2 en 3), eigenschappen om samen te werken (4, 5 en 6) en de laatste eigenschap (7) om het te optimaliseren en jezelf scherp te houden.
1. Wees Proactief
Neem de regie en de verantwoordelijkheid over jezelf en je bedrijf. Als ondernemer krijg je met heel diverse omstandigheden te maken. Er komt bijvoorbeeld nieuwe wetgeving die ook voor jouw bedrijf geldt. Of je winst blijft achter en kunt je vinger er niet goed op leggen. Die omstandigheden kun je niet veranderen. Wel hoe jij ermee omgaat en hoe je daarop reageert. Niet als slachtoffer maar als leider.
In deze voorbeelden kies je ervoor om op tijd de nieuwe wetgeving te lezen en toe te passen. En je neemt actie om helder te krijgen waarom je winst achter blijft en je pakt het aan.
Pro-actief zijn gaat ook over trouw zijn aan je waarden. Dat je daarvoor staat en daarnaar handelt. Dat als je voelt dat een klant toch niet bij je past, dat je daar je verantwoordelijkheid voor neemt en dat durft te zeggen. Mijn belangrijkste waarden zijn vrijheid, plezier en verbinding. Met name die laatste is belangrijk in het contact met mijn klanten. Voel ik de verbinding? Dan pas kan ik werkelijk iets bijdragen.
2. Begin met het einde voor ogen
Toen ik jaren geleden bij het ITIP een persoonlijk ontwikkeltraject volgde, kregen we een bijzondere opdracht.
We moesten ons voorstellen dat onze beste vriend of vriendin een toespraak op onze begrafenis hield. Wat zou diegene over mij zeggen? Ik schreef die toespraak en het gaf enorm veel verheldering. Het werd me daardoor duidelijk wat ik te doen had in mijn leven. Mijn levensdoelen kwamen veel zichtbaarder naar voren.
Eén daarvan was dat ik bewustere keuzes wilde maken. Zowel privé als zakelijk. Ik voelde dat het leven te waardevol is om de dagen zomaar voorbij te laten gaan. Vanaf dat moment koos ik beter met welke mensen ik om wilde gaan. En ook dat ik niet langer voor een baas wilde werken. En dat ik op zoek ging naar mijn eigenheid en om die in de wereld te zetten als ondernemer. Daar hoort ook een visie bij. ‘Begin met het einde voor ogen‘ werkt heel verhelderend en het geeft je een focus om je op te richten.
Wat je kunt toepassen om ‘het einde voor ogen’ te krijgen, is het maken van je visie. Waar wil je staan over 5 jaar, over 3 jaar, over 1 jaar? Zelf werk ik graag met de scope voor 12 maanden. Als je vervolgens je visie uitwerkt, door jezelf bijvoorbeeld deze vragen te stellen:
- hoeveel winst ga ik behalen?
- welke diensten (high end, middle end, low end) bied ik aan?
- hoeveel van welke diensten wil ik verkocht hebben?
- hoeveel inschrijvers wil ik op mijn mailinglijst?
Een periode van 12 maanden is heel overzichtelijk. Je kunt het opknippen in maanden. Elke maand kun je terugkijken en opnieuw vooruit kijken. En bijsturen waar het nodig is.
3. Belangrijke zaken eerst
We zijn zo geneigd om de zaken te doen die op ons bordje liggen. De vraag is echter of ze ook belangrijk zijn.
Als je hebt bepaald welke acties belangrijk zijn, maar nog niet urgent, kun je aan de taak werken zonder dat de deadline je direct stress oplevert
Kijk eens naar de prioriteitenmatrix, ooit bedacht door president Eisenhower. Deze matrix wordt ook veel gebruikt bij leiderschapstrainingen. Deze matrix is onder te verdelen in 4 kwadranten: belangrijk – niet belangrijk – urgent – niet urgent.
Voor meer productiviteit leg je de focus op belangrijk – niet urgent, het oranje kwadrant, in plaats van op belangrijk – urgent, het blauwe kwadrant. Alles wat je doet in het groene kwadrant niet belangrijk- niet urgent kun je het beste, hoe verleidelijk het ook is om ermee door te gaan, niet meer doen. Of je plant deze activiteiten in, als je ze toch belangrijk vindt. Het zijn simpelweg activiteiten die niks bijdragen aan de groei van je bedrijf.
Onze neiging is vaak om eerst aan de urgente zaken (en zelfs in combinatie met niet belangrijke taken!) te werken. Als je dat zou blijven doen, werk je constant onder tijdsdruk. Door de focus dus te verleggen naar de zaken die wel belangrijk zijn maar (nog) niet urgent, het oranje kwadrant, richt je je meer op doelgericht werken. Dat werkt een stuk prettiger en je zult sneller resultaten behalen. Door hier planmatig aandacht aan te blijven besteden, creëer je tevens dat steeds minder van je acties urgent worden.
De 4 kwadranten nader uitgelegd
- Belangrijk – niet urgent
De taken die je hier inzet, zijn belangrijk, en dus dragen ze bij aan je doel, maar het hoeft niet NU. De meeste tijd spendeer je in dit kwadrant. De taken dragen immers bij aan de doelen van je bedrijf en in je leven. Voorbeelden zijn: een winstdoel behalen, een fijne relatie zoeken en je businessplan uitwerken.
Waarom is het lastig om de taken die je in dit kwadrant hebt gezet, uit te voeren?
Vaak heeft dat te maken met dat je je doelen niet scherp (genoeg) hebt. Heb je ze inderdaad niet helder genoeg, en dat kan zowel voor zakelijk als privé gelden, dan is de kans groot dat je daardoor teveel aandacht besteedt aan het kwadrant ‘niet belangrijk, niet urgent’.
Wil je een tool om de doelen in je leven helderder te krijgen? Google dan eens op ‘wheel of life’ en vul deze in. Dan zie je in één oogopslag op welke vlakken in je leven je wat te doen hebt.
Ook kan het zijn dat je teveel tijd besteedt aan het tweede kwadrant ‘belangrijk – urgent’. En dat komt doordat je de tijdsdruk voelt. En dat is ook niet zo vreemd. Het is immers een urgente taak die ook nog eens belangrijk is! Dit fenomeen los je op door je bewust te zijn van de taken in het eerste kwadrant belangrijk – niet urgent. En hoe meer je je daar bewust van bent, hoe minder taken je uiteindelijk in het tweede kwadrant ‘belangrijk – urgent’ zult zetten. Het vraagt dus enige oefening.
2. Belangrijk – urgent
In eerste instantie zullen veel van je huidige taken hierin komen te staan. Het zijn taken met deadlines. Zoals een opdracht die je voor je klant uitvoert of een acute privésituatie die nu opgelost moet worden. Zoals ik hiervoor aangaf, door discipline en oefening zullen steeds meer van je taken naar kwadrant 1 Belangrijk – niet urgent gaan. Zo leer je steeds meer taken in te plannen in plaats van ze onder tijdsdruk direct uit te moeten voeren. En dus wordt dit kwadrant steeds minder vol. Hoe minder je van deadline naar deadline hoeft te werken, hoe prettiger voor jezelf én je productiviteit.
3. Niet belangrijk – urgent
Dit zijn taken die jij waarschijnlijk niet belangrijk vindt (ze maken geen onderdeel uit van je doelstellingen), maar ze voelen wel als urgent. Hier krijg je mee te maken als anderen iets van je willen. Voor de ander is het wel belangrijk. De telefoon gaat of iemand stuurt je een whatsappje of er komt een facebookbericht voorbij. Hier is het belangrijk om je bewust te zijn van de vraag “is het alleen voor de ander belangrijk, of ook voor mij?” En je keuze om er wel of niet of weinig tijd aan te besteden hierop te baseren.
Natuurlijk is het fijn om een ander te helpen. Soms creëer je er een win/winsituatie door. Alleen is het zaak om je focus niet teveel op dit kwadrant te leggen. Soms vraagt het wel je assertiviteit om óf duidelijker ‘nee’ te zeggen, of, als je het belang van deze taak ziet, het in te plannen en vervolgens uit te voeren in het eerste kwadrant ‘belangrijk – niet urgent’.
4. Niet belangrijk – niet urgent
Dit zijn taken die niet bij je doelstellingen passen en ook geen haast hebben.
Dus.. niet doen is het motto. Het zijn vaak dingen die veel tijd kosten zoals ‘even’ op internet snuffelen, een filmpje kijken of de tv aanzetten. Dat zijn op zich geen verboden activiteiten en ze kunnen voor ontspanning zorgen, maar de vraag is of je eigenlijk iets anders had willen doen. Misschien plan je de taak ‘filmpjes kijken’ vanaf nu in als het onderdeel uitmaakt van het maken van je businessplan. En dan valt het onder categorie 1 – belangrijk – urgent.
Deze eerste 3 eigenschappen ‘1. wees proactief’, ‘2. begin met het einde voor ogen’ en ‘3. belangrijke zaken eerst‘ gaan over jou als ondernemer. De volgende 3 eigenschappen gaan over samenwerken met je omgeving, zoals je met je team, met je klanten en met andere ondernemers.
4. Denk in termen van win/win
Als je ook oog hebt voor de belangen van de ander, creëer je een lange termijnrelatie.
Geef eerst. Dat doe je bijvoorbeeld door een e-book weg te geven, of door gratis webinars te houden of die online training die je hebt ontwikkeld, eerst weg te geven aan een selecte groep mensen. De win/win is er direct doordat de ander gelijk iets kan hebben aan jouw weggever. Bovendien leer je de ander steeds beter kennen en bouw je een relatie op.
Geven geeft jou een fijn gevoel, je bouwt dus aan een relatie en de ander kan jouw klant worden. Wees niet te bang om weg te geven zonder ervoor betaald te worden. Zodra je je (nieuwe) dienst of product helderder krijgt en beter afgestemd op je doelgroep, vraag je er een prijs voor die je daarna regelmatig verhoogt.
5. Probeer eerst te begrijpen, en dan pas begrepen te worden
Dit is ook een belangrijke eigenschap in het model van Covey. Als je je bewust bent van deze communicatievaardigheid, zul je meer resultaat behalen. Het is het geheim van effectieve communicatie, volgens Covey.
Met aandacht luisteren en werkelijk geïnteresseerd zijn in de ander wekt vertrouwen in een mogelijke samenwerking met bijvoorbeeld je potentiële klanten op. Dit doe je door niet alleen met je oren en ogen te luisteren, maar ook met je hart. Schort je oordelen en mening over de ander en het onderwerp op en vraag door. Covey schreef 5 vaardigheden voor effectieve communicatie in zijn boeken.
Zelf ben ik meer een voorstander van de vaardigheden ‘Luisteren, Samenvatten, Doorvragen‘. Als je deze 3 vaardigheden consequent in je gesprekken doorvoert, voelt de ander zich gehoord en krijg jij zicht op waar het vraagstuk of behoefte van de ander ligt. En mogelijk heb jij daar een oplossing voor. Maar niet voordat je de ander zo goed mogelijk begrijpt.
Een voorbeeld.
Coachee: “Ik vind het zo lastig om aan meer klanten te komen.”
Ik: “Je geeft aan dat je het zo lastig vind om meer klanten te krijgen. Wat vind je er zo lastig aan?”
Coachee: “ik weet niet wat meer resultaat heeft: bellen, e-mailen of er langsgaan.”
Ik: “Dus je wil graag meer klanten en je zoekt naar de beste oplossing om je potentiële klanten te bereiken. Klopt dat?”
Coachee: “Ja, ik werk graag efficiënt en ik maak graag contact op een manier die ook bij mijn klant past”
Ik: “Meer klanten op een efficiënte manier benaderen die recht doet aan je potentiële klant, dat hoor ik je zeggen. Waarom vind je het belangrijk om meer klanten te hebben?”
Coachee: “Ik ben op zoek naar meer mogelijkheden om mijn inkomen te laten groeien en zo verder te kunnen bouwen aan mijn bedrijf.”
Ik: “Oke. Je geeft aan dat je meer winst wilt behalen en je zoekt de oplossing in het vinden van meer klanten. Heb je er ook aan gedacht om te kijken hoe je meer omzet via je bestaande klanten kunt behalen?”
6. Werk synergetisch
Synergie wil zeggen ‘de situatie waarin het effect van een samenwerking groter is dan elk van de samenwerkende partijen afzonderlijk zou kunnen bereiken.’
Oftewel: 1 + 1 = 3. Je kent het vast wel. Dat je in een team samenwerkt met anderen en je komt in een flow. Je bereikt meer dan de optelsom van de individuen bij elkaar. Je werkt creatief en versterkt elkaar. Zo bereik je meer resultaat dan de som der delen dat zou doen.
De volgende en laatste eigenschap van de 7 eigenschappen voor effectief leiderschap gaat over het continu verbeteren van jezelf als belangrijkste schakel in je bedrijf.
7. Houd de zaag scherp
Nu je de 6 eigenschappen kent, blijf je scherp op de kwaliteit daarvan. Deze eigenschap ‘houd de zaag scherp’ gaat over het continu verbeteren van jezelf. En dat doe je door naar deze 4 dimensies te kijken.
- Fysiek: voeding, ontspanning en beweging. Een sterk lichaam vergroot je uithoudingsvermogen en je zelfvertrouwen.
- Spritueel: onze kern, ons centrum, onze waarden. Op dit niveau maken we contact met wat ons inspireert. Covey geeft erbij aan dat iedereen dat op zijn of haar eigen manier doet.
- Mentaal: door te lezen en via andere manieren onze mind scherp houden.
- Sociaal/emotioneel: dat je de veiligheid in jezelf vindt in plaats van bij anderen. Ook gaat dit over congruent in het leven staan. Daarmee bedoelt Covey dat je leeft volgens je kernwaarden.
